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Da anni uso Keynote per le mie presentazioni: è stato un aiutante fedele, veloce ed efficace. Tante sue funzioni assenti in Powerpoint mi hanno salvato la vita (professionale) più volte di quante ne possa ricordare.

Beh, no: una volta me la ricordo. Cinque minuti d'orologio prima dell’evento, in una grande sala conferenze, arrivano finalmente le immagini degli sponsor. Sono una ventina e ciascuna deve comparire a tutto schermo secondo una sequenza specifica. Panico degli organizzatori: creare venti slide nuove, caricare in ciascuna slide l'immagine corrispondente e animarla richiede troppo tempo.

Niente panico, dico io: prendo la chiavetta con le immagini, la inserisco nel Mac, creo in Keynote una sola slide vuota, vi inserisco una funzione di galleria d’immagini e vi trascino sopra tutte le immagini in un solo colpo. Le dispongo nell'ordine desiderato e il gioco è fatto. I PowerPointiani presenti non avevano mai visto nulla del genere. Il vecchio Keynote aveva tante chicche come questa.

La versione 6, rilasciata nel 2013, ha perso molte di queste funzioni (come appunto lo slideshow dentro una singola slide) in nome della compatibilità con iOS, e ho sopportato questa perdita perché Keynote restava comunque un buon prodotto e convertire le mie tante presentazioni a un altro software sarebbe stato un incubo. Ma adesso la versione attuale di Keynote (la 7.0.5) mi sta facendo disperare al punto che devo fare un downgrade a una versione precedente. Se non avete ancora installato Keynote 7 e usate Keynote come me, pensateci due volte prima di passare alla versione 7 e tenetevi stretta la versione precedente.

Keynote 7.0.5 ha infatti un problema che, almeno per me, è un disastro che lo rende inutilizzabile: io salto spesso da una slide all’altra delle mie presentazioni, per esempio per illustrare una risposta a una domanda del pubblico. Non capita quasi mai che io mostri tutte le slide in sequenza, dalla prima all’ultima; di solito ho cento e più slide pronte a disposizione e scelgo al volo quelle pertinenti alla situazione. Ma da quando è arrivato Keynote 7 saltare da una slide a un’altra è diventato stupidamente impraticabile.

Premessa: uso sempre Keynote nella modalità Presentazione, nella quale sul mio monitor ho la slide corrente, quella successiva, le note di accompagnamento alla slide che sto mostrando e i comandi di navigazione con la striscia delle slide, mentre sul proiettore c’è la slide corrente. La descrizione che segue è riferita a questa modalità.

Supponiamo, per esempio, che capiti uno scenario come questo: parto mostrando le slide 1, 2, 3 e 4. Poi vado al Navigatore, che mi mostra l’elenco delle slide centrandosi sull’ultima mostrata (la 4) e salto alla 12 per poi mostrare le slide dalla 12 alla 16 in sequenza. Poi voglio saltare alla 21. Logicamente, il Navigatore dovrebbe mostrarmi l'elenco delle slide posizionandosi sull’ultima slide mostrata, ossia la 16. Infatti questo è quello che succede con Keynote 6.2.2. Ecco un video di dimostrazione:



Keynote 7, invece, torna all’inizio della presentazione o a un altro punto che sembra essere scelto a caso, facendomi perdere completamente il segno. Considerato che ho spesso presentazioni con cento e passa slide fra le quali scegliere, un riposizionamento di questo genere è un disastro: ogni volta devo far scorrere tutte le slide fino a tornare dov’ero, come potete vedere qui sotto.



In attesa che l’attuale Keynote riprenda (forse) a funzionare correttamente, ho recuperato un vecchio Keynote 6.2.2 da uno dei miei backup e l’ho installato accanto alla versione corrente: funziona senza problemi. Per convertire le presentazioni create con Keynote 7 in modo che siano leggibili da Keynote 6 basta esportarle con Keynote 7 salvandole in formato Keynote '09.

Ovviamente ho considerato le alternative. Se vi state chiedendo come si comporta Impress (il software di presentazione di LibreOffice) sul Mac, è peggio che andar di notte: il Navigatore si riposiziona implacabilmente all’inizio della presentazione. Se resto nel Navigatore non lo fa, ma è comunque scomodissimo da usare, come potete vedere nel video qui sotto, nel quale provo entrambi i metodi.



PowerPoint per Mac (versione 15.28), invece, funziona in modo perfetto: l’elenco delle slide è sempre sullo schermo (nella modalità Visualizzazione Relatore), per cui non c'è un Navigatore da attivare (basta posizionare il cursore sull’elenco e poi scorrere) e non c’è nessuna possibilità di posizionamento errato.



Di conseguenza, userò Keynote vecchio per le presentazioni già fatte e PowerPoint per quelle nuove. Non prendetelo come un mio tradimento dei prodotti Apple: per tradire bisogna aver promesso fedeltà, e io non l’ho mai fatto, perché ho sempre considerato il software come un taxi, che si prende per andare dove si vuole andare e si molla quando non serve più o non fa quello che serve. Tutto qui.


Dopo la pubblicazione iniziale di questo articolo, su suggerimento di @skaiwoka ho inviato questa segnalazione ad Apple tramite l’apposita pagina: vediamo se serve.

When using dual-screen presentation mode in Keynote 7.0.5, Navigator does not retain position at current slide but repositions itself at the first slide or randomly.

Example: You show slides 1, 2, 3 and 4. Then you use Navigator to skip to slide 12. You show slides 12 to 16. So far, so good. Then you want to skip to slide 21: you go to Navigator, and instead of being at the last slide shown (slide 16), you're at the top of the presentation. This is extremely annoying and confusing in presentations that have many slides. It is also contrary to what Keynote 6.2.2. did.

Demo videos here: http://attivissimo.blogspot.ch/2016/11/keynote-7-addio-mi-tocca-fare-un.html

2017/10/23 9:40. Da qualche tempo Keynote 7 ha smesso di avere questo strano comportamento ed è tornato a quello tradizionale. Problema risolto.

L'articolo è stato aggiornato dopo la pubblicazione iniziale.

Come probabilmente sapete, faccio parecchie conferenze, nelle quali uso un Mac e il software Keynote per gestire le presentazioni. Visto che strada facendo ho imparato un po' di trucchi del mestiere (anche dagli errori miei e di altri relatori), ho pensato di condividerli qui. Magari vi possono essere utili anche se non usate un Mac. Se avete altri suggerimenti da aggiungere, segnalateli nei commenti.

Colgo l'occasione per chiedere agli altri utenti di Keynote: anche a voi la versione 6 tende a piantarsi in modo random quando mostrate una slide nella quale appaiono in sequenza molti oggetti? A me lo fa con le presentazioni importate dalla versione 5. Non lo fa in quelle create ex novo in Keynote 6.

Aggiornamento: i commentatori ripescano e segnalano anche questo articolo e questo sullo stesso tema.

Preliminari

Portate dei vostri cavi VGA/HDMI/DVI, meglio se lunghi: spesso quelli già disponibili sono troppo corti e a volte proprio non funzionano.

Portate anche una presa elettrica multipla per collegare eventuali accessori e soprattutto una piccola lampada per illuminare eventuali appunti cartacei: ricordate che quando farete la presentazione la sala sarà probabilmente molto buia. Io porto con me una lampada a stelo flessibile alimentata dalle porte USB.

Abbiate sempre un piano B: fate una copia della presentazione su un altro supporto e in formato PDF, che nel peggiore dei casi potrete mostrare usando un computer altrui.

Usate il vostro computer

Salvo emergenze disperate (tipo il vostro laptop rubato, intriso di caffè o incendiato), non accettate mai di riprodurre la presentazione su un computer differente da quello che avete usato per crearla: insistete per usare il vostro computer, naturalmente fornendo eventuali adattatori per il cavo video. La compatibilità è un mito: la versione di Keynote/PowerPoint/Impress che avete voi sarà quasi inevitabilmente differente da quella presente su un computer ospite; mancherà quasi sicuramente qualche font che avete usato; e una presentazione importata da un altro software (per esempio un PowerPoint importato in Keynote o un Keynote esportato in PowerPoint) non funzionerà mai come l'originale. Troncamenti, animazioni sballate e frecce fuori posto sono praticamente garantiti.

So che i PC Windows spesso hanno problemi a riconoscere il monitor esterno/videoproiettore senza un riavvio dopo averlo collegato e che quindi chiedere di collegare il vostro computer può essere una scocciatura e una perdita di tempo per i tecnici di sala, ma i Mac non hanno questo problema. Per questo li uso per le presentazioni: riconoscono sempre il monitor esterno senza aver bisogno di riavviare.

Account separato

Create sul computer un account utente separato da quello che usate per qualunque altra cosa (lavoro, gioco, altro) e adoperatelo esclusivamente per le presentazioni. Questo permette di configurarlo su misura per questo scopo e avere un ambiente azzerabile standard.

Inoltre impedisce che le personalizzazioni o le attività extra-presentazione possano fare capolino in modo fastidioso o imbarazzante, per esempio tramite la cronologia che contiene siti indelicati (che emergono allegramente nell'autocompletamento, come quando digitate you per visitare Youtube e viene proposto automaticamente Youporn) oppure tramite uno screensaver che attinge alla cartella delle foto e comincia a mostrare al pubblico le foto delle vostre vacanze o peggio.

Per condividere i dati fra l'account per le presentazioni e quello di lavoro usate Dropbox o simili oppure, meglio ancora, un disco esterno o una penna USB. Sul mio Air uso una scheda SD “troncata” che non sporge (la sporgenza sarebbe pericolosa quando si ripone il computer) e fa da secondo disco interno (PNY StorEdge).

Configurazione dell'account per le presentazioni

Sfondo. Scegliete uno sfondo che sia visivamente ben diverso da quello che usate per gli altri account, così farà da promemoria visivo del fatto che state usando l'account giusto. Non usate uno sfondo nero o monocromatico: spaventa i tecnici perché fa sembrare che il videoproiettore non stia ricevendo alcun segnale. Tenete presente che questo sfondo potrebbe comparire prima o dopo la presentazione.

Screen saver. Disabilitate qualunque salvaschermo (sul Mac, Preferenze di Sistema - Scrivania e Salvaschermo - Salvaschermo - Avvia dopo: Mai).

Niente barra menu nel secondo monitor. Per evitare che prima della presentazione compaia sullo schermo pubblico la barra menu, andate in Preferenze di Sistema - Mission Control e disattivate I monitor hanno spazi separati. È necessario riavviare per rendere attiva questa modifica, che è particolarmente ben nascosta nelle opzioni del Mac.

Notifiche disabilitate. Non c'è niente di più fastidioso di un bel fumetto di notifica che compare sullo schermo pubblico nel bel mezzo di una presentazione e avvisa che c'è un aggiornamento del sistema operativo pronto da installare oppure che è stato trovato un virus. Disabilitate tutte le notifiche: in Preferenze di Sistema - Notifiche, disattivate Mostra notifiche sullo schermo bloccato e Mostra in Centro Notifiche per ciascuna app presente nell'elenco In Centro Notifiche. Per maggiore sicurezza, già che siete nella configurazione delle notifiche, attivate anche Non disturbare: impostatelo dalle 00:01 alle 23:59 (cioè sempre), quando il monitor è in stop e anche durante la duplicazione su TV o proiettori.

Pairing del telecomando. Se usate il telecomando standard Apple, controllate che sia attivato il pairing e che non venga accettato qualunque telecomando dello stesso tipo: questo è uno scherzo classico da fare ai conferenzieri noiosi.

Doppio monitor con note

Questa è una scelta che vedo adottare da pochissimi relatori, eppure è stupendamente efficace: impostate Keynote in modo che mostri sullo schermo del vostro computer l'interfaccia di gestione e le note intanto che sullo schermo pubblico viene mostrata la presentazione (Keynote - Preferenze - Presentazione - Abilita “Visualizzazione presentatore”).

Quello che vede il pubblico

Quello che vedo io

Questo permette di evitare l'effetto gruccia: troppo spesso vedo presentazioni il cui testo è semplicemente un elenco di punti che servono da promemoria per il relatore, che li visualizza e poi li spiega. È molto più efficace descrivere un concetto, attingendo come promemoria alle note (nel riquadro bianco in basso dello screenshot qui sopra), e poi far comparire un'immagine o una frase che lo ribadisca e riassuma: tutto resta maggiormente impresso nella memoria dello spettatore.

La Visualizzazione Presentatore, che c'è anche in Powerpoint e in Impress ma non viene quasi mai usata, nel Mac mostra la slide corrente sulla sinistra e quella successiva sulla destra e permette anche di saltare rapidamente da una slide all'altra in modo fluido (dal punto di vista del pubblico) se si fa comparire la colonna di sinistra, come mostrato qui sopra. C'è anche un comodo timer e/o orologio per non sforare troppo rispetto ai tempi previsti.

Schermata di test e slide vuota in fondo

Predisponete una slide che contenga soltanto lo sfondo standard e mettetela a fine presentazione: così non comparirà l'avviso di fine presentazione e non lascerete sullo schermo pubblico un singolo concetto che distrae. Se volete, mettete in questa slide le coordinate per contattarvi o il logo aziendale/professionale.
Dopo questa slide, predisponete un'altra slide con un'immagine che consenta la verifica dei colori, della messa a fuoco e della completezza dell'inquadratura (tipo quella qui accanto, alla quale aggiungete una cornice chiara che segua il perimetro della slide). Vedersi un'intera presentazione con il bordo destro o sinistro troncato è esasperante, e scoprire a metà presentazione che il cavo VGA ha un pin rotto per cui i colori sono tutti falsati è un bel modo di rovinare la vostra fatica.

Perché consiglio di mettere la slide di test in fondo e non all'inizio? Perché se la si mette all'inizio, quando la mostrate parte il timer della presentazione e vi falsa il conteggio del tempo effettivo di presentazione.

Prima di cominciare

Il giorno della presentazione, fate un riavvio del computer. So che molti utenti Apple e Linux (quelli Windows un po' meno) tengono i computer accesi o in standby per giorni, perché sono abituati a sistemi operativi stabili, ma un crash durante una presentazione è imbarazzante e capita meno facilmente se il computer è stato riavviato di recente. Il reboot non serve per fargli riconoscere correttamente il videoproiettore (quello avviene automaticamente), ma per togliere dalla memoria eventuale fuffa accumulata.

Controllate di nuovo le impostazioni delle Notifiche, specialmente se avete installato o aggiornato del software.

Se non vi serve Internet, scollegatevi dalla Rete, per evitare partenze di aggiornamenti software e di notifiche.

Se vi serve Internet, assicuratevi che la connessione offerta dalla sala non sia filtrata (capita spesso nei locali pubblici e nelle scuole). Se lo è, bypassatela con una VPN o simile, oppure usate una vostra connessione cellulare (da provare prima).

Se non usate il Bluetooth, disattivatelo. Eviterete che qualche burlone vi mandi un file porno nel mezzo della presentazione.

Vuotate la cache e la cronologia del browser: i siti che vi servono vanno messi nei Preferiti.

Controllate il volume dell'audio.

Controllate le batterie del vostro telecomando e tenetene pronta una serie di riserva. Controllate che il telecomando funzioni, e che continui a funzionare anche quando vi allontanate dal computer.

Provate la vostra schermata di test e controllate che i colori siano corretti, il cerchio sia rotondo e l'inquadratura sia completa.

Assicuratevi che il computer sia collegato all'alimentazione di rete: non volete che vi si interrompa la presentazione con un imbarazzante avviso di batteria esaurita oppure che il computer si spenga di colpo sul più bello per esaurimento delle batterie. Controllate che l'alimentatore stia davvero alimentando e non sia inserito male nel computer o nella presa. Controllate anche che la presa sia alimentata e non sia comandata dall'interruttore delle luci di sala, per cui smette di alimentare quando vengono spente le luci per iniziare la presentazione (capita anche questo).

Provate il microfono e scoprite a che distanza e con che angolazione va tenuto per evitare rumori fastidiosissimi.

Spegnete il vostro telefonino oppure mettetelo in vibrazione e affidatelo a una persona di fiducia, così non squillerà e non causerà disturbi nei microfoni.

Tenete a portata di mano un bicchiere d'acqua, preferibilmente non gassata (altrimenti il ruttino da sopprimere vi assillerà per tutta la presentazione). Se vi portano una bottiglietta, apritela prima di cominciare. Dai commenti arriva anche il suggerimento di fare pipì appena prima dell'inizio. Aggiungo la Regola di Alec Guinness: prima di andare in palcoscenico, soffiati il naso e controllati la patta dei pantaloni.

Fatto tutto questo, buona fortuna!

I Dieci Comandamenti per chi deve fare presentazioni in pubblico

Mikko Hypponen segnala su Twitter che chi viene inviato a fare un TED Talk riceve le regole letteramente incise nella pietra. Li chiamano i TED Commandments.

Vale la pena di tradurli in italiano, visto che si tratta di consigli validi per chiunque debba parlare in pubblico:

1. Non rubare tempo
Temi l'ira di coloro che verranno dopo di te. Onora l'orologio.

2. Non vendere dal palco
Non vantarti della tua organizzazione o della tua politica o del tuo disperato bisogno di finanziamenti.

3. Non esibire il tuo ego
La bellezza allo specchio produce scarsa luce sul palco.

4. Non commettere atti di confusione
Evita il riassunto. Fai a pezzi il gergo. Spiega! Fai esempi!

5. Non uccidere PowerPoint
Condividi le tue immagini. Sii parco con il testo. Rinuncia agli elenchi puntati interminabili.

6. Fai luce
Illumina ciò che è bello. Semplifica ciò che è complesso. Rivela ciò che è misterioso.

7. Racconta una storia
Perché è così che gli umani hanno stabilito legami, sin dall'alba dei tempi.

8. Onora l'emozione
Il pubblico che ride, applaude. Coloro che piangono sono anche coloro che gridano lodi.

9. Metti coraggiosamente a nudo la tua anima
Rivela la tua passione, la tua speranza.. e la tua paura. Parla dei fallimenti oltre che dei successi.

10. Preparati all'impatto
Una folla meravigliosa e attenta pende da ogni tua parola. Sii pronto. Fai delle prove. Questo è il tuo momento.

Pensavate di usare un iPad per le presentazioni?

Immagine tratta da BoingBoing. L'articolo è stato aggiornato dopo la pubblicazione iniziale.

Lo pensavo anch'io. Mi sembrava un'applicazione di lavoro molto pratica dell'iPad. Ma se si leggono le recensioni tecniche invece delle pubblicità, salta fuori che Keynote, il magnifico software di presentazione di Apple (che adoro e uso), ha un problemino sull'iPad: la versione di Keynote per Mac non è compatibile con quella per iPad. Sì, avete capito bene. E non è tutto: è incompatibile anche un altro componente della suite iWork, ossia Pages (il programma di scrittura testi).

Detesto fare un altro articolo sull'iPad a così breve distanza dal precedente, ma questa secondo me è una delle magagne meno evidenti e più perniciose per chi sperava di usare quest'oggetto per lavoro (me compreso), per cui credo che vada evidenziata in un articolo apposito.

Secondo quanto segnalato da ZDNet e confermato dal le FAQ di Apple, se create una presentazione in Keynote per Mac OS X e poi la trasferite all'iPad per viaggiare leggeri, l'iPad non la usa pari pari: la converte. La conversione perde qualunque audio registrato o incorporato, tutte le note (utilissime come "gobbo") e tutti i commenti, e i grafici 3D diventano grafici 2D. Quindi se la vostra presentazione contiene una di queste cose non esattamente trascurabili, non funzionerà correttamente sull'iPad.

Questo significa anche che se avete una presentazione con audio, note o grafici 3D, non potrete apportarvi le inevitabili modifiche dell'ultimo minuto usando l'iPad. Se lo farete, quando risincronizzerete l'iPad con il vostro Mac, la presentazione modificata avrà perso questi e altri elementi. E mi auguro che la risincronizzazione non sovrascriva la versione originale sul Mac, altrimenti chi non ha un backup recente piangerà calde lacrime.

Lo stesso vale per Pages, la cui versione iPad perde note a piè pagina e a fine testo e commenti, converte i grafici 3D in 2D, spezza le tabelle multipagina e trasforma l'indice in testo normale. Più altre delizie spiegate nelle FAQ di Pages. Nessun problema significativo di conversione, almeno stando alle FAQ corrispondenti, per Numbers (lo spreadsheet di iWork), a parte qualche font.

Niente paura: per l'iPad basta fare presentazioni senza audio, senza note, senza commenti e senza grafici 3D e tutto fila liscio. Basta scrivere documenti privi di indici, senza note a piè pagina e a fine testo, senza commenti e senza grafici 3D, e tutto va a meraviglia. In altre parole, se con l'iPad dovete giocarci, siete a posto. Se speravate di farci del lavoro serio, scordatevelo.

Ho una sola domanda: perché? Cosa ha spinto Apple a rendere incompatibili iWork per Mac e iWork per iPad? Non ditemi che è questione di potenza di calcolo o risparmio energetico, perché se una nota a piè pagina mette in crisi un iPad il ridicolo diventa inevitabile.

Ah, poi ci sono delle segnalazioni di problemi con il Wifi e con il surriscaldamento che lo blocca quando arriva a 35°C (Atlantic Wire; TheNextWeb; Zach Honig di PC Magazine, che è anche incappato nell'incompatibilità di Pages per lavoro). E c'è il fatto che se avete un Mac, per usare l'iPad dovete avere almeno la penultima versione del sistema operativo (Mac OS X 10.5, cioè Leopard); se non siete aggiornati, niente iPad, mentre gli utenti Windows sono accettati fin da Windows XP con Service Pack 3. Perché gli utenti della concorrenza sono trattati meglio di quelli Apple?

Ma a questo punto mi sembra davvero di infierire. Io ho fatto il mio dovere di segnalare le magagne, come ho sempre fatto per i prodotti di qualunque fabbricante, e anche altri (come Massimo Mantellini) hanno fatto altrettanto. A questo punto ho soltanto due parole. Caveat emptor.

Ultimo aggiornamento: 2017/11/06 6:00.

PowerPoint, il popolarissimo e al tempo stesso odiatissimo software per presentazioni, compie 25 anni. Nacque infatti il 14 agosto 1984 Presenter (questo il suo nome iniziale), realizzato non da Microsoft, ma dalla californiana Forethought Inc. Come cambiano i tempi: originariamente questo software esisteva solo per Mac.

Nell'agosto del 1987, Microsoft comprò la Forethought per 14 milioni di dollari. Presenter fu ribattezzato PowerPoint e fu sviluppato ulteriormente da Microsoft per Windows e per Mac.

Oggi ha 500 milioni di utenti che mostrano al pubblico o ai dipendenti o ai clienti circa 30 milioni di presentazioni ogni giorno e vende ogni anno per un controvalore di oltre 100 milioni di dollari, detenendo il 95% del mercato del software per presentazioni.

Powerpoint, come tutti i software per presentazioni, viene spesso criticato perché spinge alla powerpointosi: la tendenza a diventare fragile gruccia degli oratori incapaci e a tediare il pubblico che subisce le presentazioni malfatte. E' vero che la struttura stessa di una presentazione tende a schematizzare e incasellare spesso eccessivamente i concetti, ma è anche vero che gran parte della colpa delle tante presentazioni noiose ed inefficaci è di chi le realizza.

Ecco qualche consiglio in proposito, raccolto qua e là dalle mie esperienze, da questo articolo della BBC e soprattutto dall'ottima presentazione-parodia Death By Powerpoint di Alexei Kapterev (PDF). Naturalmente, trattandosi di consigli sulle presentazioni, ve li offro in forma di elenco puntato. Volevo scriverli in lettere gialle su sfondo blu, ma mi sono trattenuto.

• Non voltate le spalle al pubblico. Il pubblico è lì per ascoltare voi, per sentirvi parlare dal vivo, non per guardare le slide. Trovate la maniera di tenere sotto controllo cosa c'è realmente sullo schermo dietro di voi senza voltarvi e mantenete il più possibile il contatto visivo con il pubblico.
• Evitate fiumi di testo. Le slide non devono essere come pagine di libro. Se lo sono, la gente farà fatica a leggerle e a seguire contemporaneamente quello che state dicendo. Devono contenere poche parole essenziali: il discorso articolato dovete farlo voi.
• Non leggete le slide. Chi legge mentalmente va molto più veloce di chi legge ad alta voce, per cui ripetere pari pari il contenuto delle slide è mortalmente noioso.
• La presentazione non è la scaletta delle cose che dovete dire. Deve essere un complemento arricchente al vostro discorso: non deve essere lo schema del discorso. Quello va messo nelle note su schermo che il pubblico non vede, oppure su un foglio di carta.
• Evitate scritte microscopiche e grafici troppo intricati. È una presentazione, santo cielo, non un esame della vista. Il pubblico non riuscirà a cogliere tutti i dettagli, se sono minuscoli.
• Evitate schemi di colore troppo sgargianti, ma anche quelli banali. Il già citato testo giallo su sfondo blu è da evitare il più possibile, come lo sono i colori psichedelici. I modelli predefiniti dei programmi per presentazioni di solito sono un buon compromesso, ma bisogna ricordarsi di usarli e di variarli periodicamente. Tenete presente che le condizioni di luce di una proiezione sono sempre peggiori di quelle nelle quali guardate la presentazione sul vostro monitor.
• Usate immagini efficaci. Non ricorrete alla clipart insignificante e già vista: ricorrete a foto d'impatto, divertenti o simboliche, che aggiungano contenuto invece di complementare le parole. Se potete esprimere un concetto esclusivamente mediante un'immagine, fatelo.
• Spezzate le slide prolisse. Troppi concetti in una singola slide non verranno memorizzati. Suddivideteli su più slide.
• Preparate un'introduzione accattivante e una frase finale memorabile. Non siete lì per fornire a voce quello che potreste distribuire come stampato. Ogni presentazione è, a modo suo, uno spettacolo emozionale. Se non mostrate che quello di cui parlate vi appassiona, non potete pretendere di appassionare il pubblico.
• Provate, provate, provate. Fate passare e ripassare le slide per assicurarvi che le transizioni avvengano correttamente e che gli elementi di ogni slide appaiano nell'ordine giusto. Esercitatevi a fare la presentazione provandola ad alta voce per controllarne i contenuti e la durata.
• Controllate l'ortografia. Lasciare strafalcioni è il modo migliore per comunicare al pubblico che siete superficiali e disattenti.
• Non mostrate al pubblico il contatore del numero delle slide. Questo spinge lo spettatore a fare un conto alla rovescia mentale e a concentrarsi sul "quanto manca ancora" invece che sui contenuti. Non c'è come vedere "1 di 178" per far scappare il pubblico o indurlo a simulare malori.
• Attenti alla cliccata fantasma. Alcune transizioni richiedono tempo per essere visualizzate. Se cliccate prima che siano finite, credendo che il computer non abbia "preso" la cliccata precedente per andare avanti, finirete nella slide successiva e vi perderete. Tenete d'occhio gli indicatori sul vostro schermo, che segnalano quando ogni transizione è stata completata.
• Memorizzate i tasti d'emergenza. Se scappa una cliccata fantasma, o volete saltare una slide o tornare indietro, segnate su un Post-it i tasti da usare. Vi servirà nei momenti di panico.
• Includete solo quello che vi serve per illustrare il concetto. Non rimpinzate la presentazione di dati irrilevanti.
• Provate le connessioni. Verificate in anticipo che il vostro computer sia compatibile con il videoproiettore e se possibile lasciatelo collegato e impostato. Assicuratevi che l'alimentatore del computer sia inserito e alimenti correttamente il computer, altrimenti la vostra presentazione verrà interrotta tragicamente dallo spegnimento del PC.
• Spegnete screensaver e risparmio energetico. Se parlate troppo a lungo su una slide, non volete che lo schermo dietro di voi diventi nero o, peggio ancora, faccia scorrere sul megaschermo la vostra collezione di foto porno.
• Preparate un backup; anzi due. Tenete una copia della presentazione su una penna USB e generatene una versione in formato PDF, da mettere anch'essa sulla penna. Il PDF funzionerà su qualsiasi computer d'emergenza. Stampate una copia della falsariga della vostra presentazione. La carta non crasha.
• Usate il vostro computer; se necessario, insistete. Specialmente se c'è poca luce in sala, rischiate di non trovare i tasti dove siete abituati a trovarli, e il software e il sistema operativo possono essere differenti e incompatibili. A volte basta una versione leggermente differente di software per rovinare l'impaginazione, ed è facilissimo che il computer altrui non abbia i vostri font prediletti.
• Non guardate la persona che sta dormendo. C'è sempre, anche se la vostra presentazione tratta di lingerie per pornostar, e se cominciate a fissarla perderete irrimediabilmente entusiasmo e concentrazione.